あなたの言葉は伝えたい人に伝わっていますか？
「この報告書は結局、何が言いたいのですか？」
「提案の商品を買ったら私にはどんなメリットがありますか？」
がんばって提案書や報告書を作ったけれど、お客さんからの悲惨な反応。
なぜだか、伝わらない。
どうしてだろうって思ったことありませんか？
私も過去にお客様や上司に伝えたいことが伝わらない、そういったことが何度もありました。
でも、あるコツをつかんで資料をまとめることでお客様や上司の反応が変わりました。
今では「言いたいことはよくわかりました。あなたを信用して、依頼します。」
こう言ってくださるお客様が増えました。
相手に伝えるために大切なこと、それは「聴く力と言葉をまとめる力」です。
言葉は相手にあなたの気持ちや想いを伝える道具です。
これを声に出したり、文章にして相手に伝えることができます。
次のようなことを注意するだけでも効果はあります。
・相手が話す言葉遣いを用いる(失礼がない範囲で)
・要点を短文でまとめること(できるだけ1行を短くする)
・相手が何を求めているかを整理し、相手が求めている情報を伝える
相手に話が伝わらないという方はこのようなクセをお持ちであることが多く感じます。
「結論にたどり着くまでの説明が長い」
「話を理解するために相手に考えさせる」
「相手のメリットを感じさせない」
「自分目線で話をしてしまう」
具体例を挙げてみます。
どちらの会話も「高いパソコンをおすすめしたい時」です。
2つの会話を見比べてください。
まず、1つ目です。
お客さん：「すみません、パソコンを買いに来たのですが」
店員：「このパソコンは高性能で当社のおすすめです。是非お買い求めください。」
お客さん：「でも高いよね。これ、わたしにいるのかな？」
店員：「安いものを買うとすぐに遅くなっていらいらしますよ」
お客さん：「そうなんですね。でもここまで高いパソコンいるの？文章を書いたり、ホームページを見たり、動画を見たりする程度なんですが。」
店員：「これが一番売れているのでおすすめです。」
お客さん：「ふーん・・・」
と話が進まない。
続いて、2つ目です。
お客さん：「すみません、パソコンを買いに来たのですが」
店員：「お客様は普段パソコンでどういったことをされていますか？またどういった不満をお持ちですか？」
お客さん：「文章を書いたり、ホームページを見たり、動画を見たりする程度かな。安いパソコン使ってるんだけど、遅いんだよ。」
店員：「なるほど、こちらが当社の売れ筋パソコンです。お客様の目的であればもう少し安いものでもいいのですが、長く使われるのであれば、このパソコンのほうがおすすめです。」
お客さん：「長く使うならなぜこっちがいいの？」
店員：「長く使うとパソコンが動くための情報がどんどん増えて、パソコンの反応が鈍くなります。それに今後やりたいことが増えたときのことを考えて少しゆとりを持たせたほうが快適に使い続けられます。」
お客さん：「でも高いよね。」
店員：「今お使いのパソコンは買ったときは速かったけれど、今は遅くなったと思われませんか？」
お客さん：「そうだね。」
あなた：「お客様のパソコンは遅くなりやすい部品があります。だから長く使っておられるのでその部品にゆとりがなくなってしまい、遅くなりました。でも、おすすめのパソコンはその弱点を改善したものなので少し高いのですが、その分、長い期間遅くなりにくいので快適に使えると思います。」
お客さん：「なるほどね、理解したよ。おすすめを考えてみようか。」
このようにお客さんの目的を理解し、求めているものに対する店員の答えを話すとお客さんに伝わりやすくなります。
また、店員のすすめ方はお客さんが買うととよい理由も添えられていることに気づかれましたでしょうか。
先の会話では売り手目線で売りたいものをアピールするだけでお客さんにはメリットが感じらせません。
あなたはどちらの店員さんからパソコンを買いたいですか？
本講座ではこのような相手目線を意識することを練習していきます。
次に文章の書き方です。
1つ目の文章です。
「お客様のパソコンは遅くなりやすい部品がありますので長く使っておられるのでその部品にゆとりがなくなってしまい、遅くなりましたが、おすすめのパソコンはその弱点を改善したものなので少し高いのですが、その分、長い期間遅くなりにくいので快適に使えると思います。」
2つ目の文章です。
「お客様のパソコンは遅くなりやすい部品があります。だから長く使っておられるのでその部品にゆとりがなくなってしまい、遅くなりました。でも、おすすめのパソコンはその弱点を改善したものなので少し高いのですが、その分、長い期間遅くなりにくいので快適に使えると思います。」
どちらの文章も同じことが書かれています。
どちらの文書が読みやすかったでしょうか？
おそらく2つ目の文章のほうが読みやすかったのでないかと思います。
1つ目の文章は一文が長く、同じつなぎ言葉が繰り返し使われています。
だから、内容を理解する前に話が進んでしまい、何を言いたいのかがわかりにくくなっています。
2つの文章は一文につき内容が1つとなり短い文になっています。また、つなぎ言葉で話の流れをスムーズに切り替えているので深く考えなくても伝わりやすくなっています。
ここでお伝えしたいのは「相手が小学生であっても理解できる言葉で完結に書く」ことです。
そして、「相手にあなたの話の内容を共感してもらって自分から行動したいと思ってもらう」ことです。
もし、あなたが文章を書くのが苦手なら、書いた文章を声を出して読んでみてください。
うまく書けているとスムーズに読めます。
しかし、うまく書けていないと息継ぎをする場所がわからなくなり、苦しくなります。
ここまでお話をする例、文章を書く例を挙げました。
このようなことを意識し、あなたの強みと弱点を理解して、相手に伝えたいことを考える。
そして、伝えたい相手にとってわかりやすい言葉で文章を書く。
これらをあなたと一緒に行い、あなたの文章力や伝える力を上げるのがこの「相手に伝わる文章書き方講座」です。
このコースはパソコンを使った文章書き方講座ですが、会話するうえで必要な考え方を学ぶ講座でもあります。
だから、会話においても十分役に立ちます。
言葉力をつけ、伝わる文章が書けるようになると
お客様や上司や同僚、家族とのコミュニケーションがスムーズになります。
伝えたいことを明確にすることで、何度も説明しなおす必要もなくなります。
また、あなたが接したいお客様だけに声をかけてもらえるようにすることも可能となってきます。
そのため、お客様が求めている情報を適切に伝えられるので信頼されやすくなります。
目的別の利用方法
本講座は次のような時にご利用いただいています。
お客様や社内コンペなどの提案書を作りたい
提案する内容は決まっているけれど、どのように提案したら確度が上がるのかわからない。
こんな時、次のようなことを思い浮かべてみましょう。
・あなたが伝えたい相手は誰ですか？
・あなたが提案したいものは何ですか？
・あなたの提案の強みは何ですか？
・伝えたい相手にとってこの提案のメリットは何ですか？
本講座では上記の情報の整理から入り、相手の印象に残る提案書作りをお手伝いします。
文章の添削、プレゼンテーションのコツなど、様々な視点からお手伝いいたします。
作成にはワードやエクセル、パワーポイントを用います。
上司への報告書や研修などのレポートを作りたい
上司から依頼された報告書や研修の結果をまとめたレポートを作成したい。
・あなたが伝えたい相手は誰ですか？
・あなたが報告したい結論は何ですか？
・その結果となった根拠は何ですか？
・伝えたい相手にとってこの報告を受けるメリットは何ですか？
本講座では上記の情報の整理から入り、報告したい結論を受け入れてもらえるように報告書やレポート作りをお手伝いします。
文章の添削、報告相手に合わせた表現、要点の整理など様々なお手伝いをいたします。
作成にはワードやエクセル、パワーポイントを用います。
会社のホームページを作りたい
ホームページを作り方もよくわからないけれど、そもそろ何を書けばいいのかわからない。
・ホームページを見てもらいたいお客様は誰ですか？
・ホームページでアピールしたいものは何ですか？
・ホームページを見てお客様に何をしてもらいたいですか？
ホームページを見るお客様の像を明確にし、お客様にどのように行動してもらいたいのかをご一緒に整理します。あなたの伝えたい言葉がお客様に響くように一緒に文章を考えましょう。
ホームページに関するコースはこちらに詳細をまとめております。
下のイラストを押していただくと「育ち続けるホームページ・ブログ実践講座」に飛びます。
商品やサービス、イベントのちらしを作りたい
ちらしは綺麗な絵と文章がたくさんあったらいいんじゃないの？
・あなたが伝えたい相手は誰ですか？
・あなたがちらしやパンフレットで提案したいものは何ですか？
・あなたのちらしやパンフレットの提案の強みは何ですか？
・伝えたい相手にとってこのちらしを見るのメリットは何ですか？
ちらしは相手の目に入った一瞬で読むかどうか決まります。
だからちらしは見た目も大事、キャッチコピーと簡潔な文章でまとめるのが大切です。
ホームページを見るお客様の像を明確にし、お客様にどのように行動してもらいたいのかをご一緒に整理します。あなたの伝えたい言葉がお客様に響くように一緒にキャッチコピーや文章を考えましょう。
本講座ではワードや CANVA、ラクスルインラインデザインツールを使ってちらしを作成します。
デザインももちろん一緒に考えお手伝いします。
あまり知られていないですがワードやCANVA、ラクスルインラインデザインツールもプロ顔負けのデザインちらしを作ることができる道具です。
それでもデザインはセンスなのでプロにはかなわないかもしれません。
でも、チラシを作りたいあなたの気持ちはあなたにしかわかりません。
相手に伝わる文章書き方講座のゴール
あなたが満足できる資料やホームページを作り、継続して内容を改善できるようになることです。
相手目線で伝えることができるようになり、簡潔に文章が書けるようになります。
あわせて、パソコンの操作する力も鍛えられますので仕事でも即戦力になれるかと思います。
対象製品
本講座は作りたい資料のより、道具は異なります。
ノートパソコンをお持ち込みいただくときは使用したい道具をご用意ください。
・ワード(資料の作成・ちらし、パンフレット)
・エクセル(表やグラフなどの補足資料の作成)
・パワーポイント(資料の作成・挿絵などの加工)
・メモ帳(文章作成の練習)
・CANVA(ちらし・パンフレットの作成・挿絵などの加工)
・ホームページビルダー・DreamWeaverなど(ホームページ作成)
・ワードプレス環境、その他CMS環境(ホームページ・ブログ作成)
などがよく使われる道具です。
ひょっとして、まだ悩まれていますか？
パソカレッジ富田林教室が文章の書き方を見直した結果どうなったか？
パソカレッジ教室がこの講座を作ったきっかけにご興味ないでしょうか？
それは信頼してくれるお客様が増えたことです。
教室のホームページからの成約率が格段に上がったからです。
それを教室に来てくださる生徒さんたちのお役に立ちたいと思ったからです。
具体的にどう変わったのかをお話しします。
当教室の情報発信の場で文章の書き方を見直した効果が大きかった場所は公式ホームページです。
当教室は2012年9月に開校しました。
その当時のホームページは私が一人で作り上げたものでした。でも、素人のデザインで発信する内容も充実しているとは言えませんでした。
そのため、ホームページからの問い合わせはほとんどないに等しかったと記憶しています。
問い合わせが成約につながった確率、成約率は1%にも満たなかったです。
今、そのホームページは恥ずかしくて見ることができません。
なぜなら、次のことが全くできていなかったです。
・ホームページを誰に見てほしいのかが文章からわからない
(10代から80代のいろいろな人が対象でした)
・教室の特徴が平凡でここを選ぶ理由がわからない
(ありきたりの文章でした)
・文字が小さすぎて、よく見えない
(ホームページビルダーの既定の大きさが小さかった)
・文章にまとまりがなく、何を言いたいのかがよくわからない
と散々でした。
私の書いた文章はそう感じる言葉がたくさん並んでいました。
言葉は多いけれど中身がない。
それではお客さんが興味を持ってくれるはずがありません。
起承転結を意識し、コースごとに見てもらいたいお客様の像を明確にしました。
文章も小学生でも読めそうなくらいわかりやすい表現を使うようにしました。
その結果、グーグルやBINGでは大阪でパソコンの短期集中1日コースが強いパソコン教室として認知されてきました。
グーグルでは検索結果によって、トップページ以外のページにも飛べるように特別な表示をグーグルがしてくれるようになりました。アイキャッチ画像が一緒に表示される検索結果もあります。
BINGはトップページ以外には「短期集中速習コース1日6時間完結コース」へ飛べるリンクを追加表示してくれるようになりました。必ずこうなるとは限りませんが。
文章の内容や書き方ページの構成をきっちり作ると結果が帰ってくる例の一つかと思います。
ちなみに当教室の売りである短期集中コースも開校当初は自宅から遠い、値段が高いと言われ、受講いただけませんでした。
受講いただけても思っていたものと違うという問題も発生していました。
ホームページを見てもらいたいお客様の像が定まっていなかったため、実際に見てくださるお客様は気私たちが想定していなかった方が中心となってしまったのです。
なぜ、気づかなかったのか？
実はサラリーマン時代から実務の方や経営層の方向けにいろいろな提案書や報告書を書いていました。
だから、書くことには慣れているつもりでした。
でも、実際は出来ているつもりだったのです。
伝える力がなかったのです。
このことに気づいた私は文章の書き方を中心にホームページについて勉強をしました。
人の気持ちについて学びたいと心理学に触れてもみました。
そして、短期集中速習1日6時間完結コースの強み、ひいては教室の強みやお客様が当教室を使いたいと思う理由がわかるようになりました。
今では教室の売りをいくつでも上げることができます。
そうなると、ホームページのアクセス数も以前より増え、今では「お問い合わせ＝予約申し込み」と成約率ほぼ100％になりました。近いものとなりました。
そして、大阪市内や神戸などの遠方のお客様も何度もご利用いただけるようになったのです。
その中には福井県から泊りがけで社員研修に来てくださった方もいます。
その方の紹介で別の方が福井から来てくださったり。
ちなみに料金は値下げしたわけではありません。
料金を上げさせていただいたものもあります。
それでも当教室を選んでもらえるようになる「相手に伝わる文章書き方講座」の価値を理解いただけますか？
もし、あなたが文章を上手に書けるようになりたい。
相手に伝わる考え方を自分のものにしたいと思ったら勇気を出してお問い合わせください。
スマートフォンの場合は下のボタンを押していただくと電話がつながります。
LINE でもお問い合わせいただけます。
